O que é gestão financeira escolar

Gerenciar o setor financeiro de uma escola privada é uma grande responsabilidade. A gestão financeira é uma das atividades da gestão escolar. Uma boa gestão financeira escolar proporciona mais recursos para melhorar a estrutura da escola. A instituição de ensino pode investir em inovação e tecnologia, pagar bons salários aos professores e funcionários. Além de oferecer um melhor atendimento aos clientes e melhorar a qualidade do ensino. Isto tudo resulta na melhoria da satisfação dos pais. Porém, uma má gestão financeira escolar impacta diretamente em todos os setores e nas rotinas escolares. Os problemas são inúmeros, tais como dificuldade em manter a folha de pagamento em dia, queda na satisfação dos colaboradores, perda de clientes e aumento da inadimplência. O Proesc ajuda a modernizar e simplificar a gestão financeira escolar de milhares de instituições educacionais no Brasil. Está presente em alguns países do continente europeu como Portugal, Moçambique e Angola. Automatiza toda a gestão acadêmica, financeira e pedagógica das escolas. Além de disponibilizar todas as informações no aplicativo dos pais e alunos. Entre as funções encontradas no módulo financeiro do Proesc para gerenciar os recursos financeiros da escola, destacam-se:

Gestão do caixa da escola

A gestão da tesouraria da instituição de ensino é coisa séria. No proesc existe o perfil do operador de caixa, que permite a abertura e movimentação do caixa de forma eficiente. O operador de caixa pode dar baixa em mensalidades criadas ou receber pagamentos por serviços complementares prestados pela escola. Alguns exemplos são a venda de material didático, uniformes, matrícula em atividades complementares como escolinha de futebol, balé, dentre outros. Além do controle das receitas, também é possível registrar saídas do caixa. No final do dia o caixa é fechado e o Proesc gera o relatório de movimentação do caixa com o resumo dos recebimentos em dinheiro, cartão de crédito, débito e cheques.

Gestão da tesouraria da escola

Também existe a possibilidade de integrar a criação de requerimentos a partir do caixa da tesouraria. Requerimentos são serviços prestados na escola que exigem o pagamento de uma taxa na tesouraria para serem executados pelo setor competente. Ex: Emissão de documentos, segunda chamada.

Gestão de reajuste das mensalidades escolares

Outra possibilidade do Proesc é a simplicidade para fazer o reajuste nas mensalidades escolares de um ano para o outro. Isto possibilita com que os preços cobrados pelos serviços escolares acompanhem a inflação e a instituição de ensino não tenha perdas de receita ao longo do tempo. Lembrando que os ajustes nos preços das mensalidades não podem ser abusivos e devem obedecer ao código de defesa do consumidor.

Gestão dos pagamentos de mensalidades escolares

Os débitos criados pelo Proesc possuem a opção de gerar boleto bancário e enviam uma cópia do boleto para o e-mail do responsável financeiro do aluno. A emissão de boletos do Proesc possui alguns diferenciais de mercado: Com a nova modalidade de boletos registrados, é necessário pagar uma taxa para emissão de cada boleto. Além disso, são cobradas taxas de cancelamento, segunda-via e pagamento. Conseguimos negociar com os bancos uma condição especial para os nossos clientes por conta da grande quantidade de boletos que emitimos pelo Proesc. O resultado disso é que os boletos registrados emitidos pelo sistema de gestão financeira não possuem taxa de emissão e a escola só precisa pagar a taxa quando o boleto for pago. 

Integração bancária com baixa automática de pagamentos

Criamos uma automação direta com os bancos que permite a baixa automática das parcelas pagas via boleto. Isso significa que, quando um boleto é pago, a baixa da mensalidade é feita automaticamente. Desse modo, não há a necessidade de arquivo de retorno do banco.

Impressão de carnê  de pagamentos escolares

Para facilitar a matrícula dos alunos, os relatórios de contrato de prestação de serviços e carnê de mensalidades são emitidos automaticamente pelo Proesc. O carnê de mensalidades é emitido com a logo da escola e imprime até três boletos por folha para gerar mais economia. Outra facilidade proporcionada pelo Proesc é que o carnê é enviado para o e-mail do responsável financeiro no ato da matrícula. Isso facilita o pagamento das mensalidades mesmo quando o cliente não localizar carnê impresso.

Gestão de contratos escolares

O contrato de prestação de serviços educacionais é um documento que rege o acordo entre a escola e o aluno. Nele, são estabelecidas todas as cláusulas de direitos e deveres da escola e do responsável financeiro do aluno. O contrato emitido pelo Proesc é impresso com todos os dados do aluno e do responsável. É personalizado conforme as necessidades de cada escola. Possui um editor de modelos de documentos que possibilita a cada escola particular criar seu próprio contrato.

Cobrança de mensalidades escolares 

O Proesc possui um serviço de cobrança automatiza que ajuda a prevenir e combater a inadimplência. Com esse serviço são enviados automaticamente e-mails e SMS’s antes do vencimento das parcelas, lembrando os clientes dos seus compromissos. O e-mail já é enviado com o código de barras e linha digitável do boleto. Após o vencimento, são enviados automaticamente e-mails e SMS’s de cobrança com o boleto atualizado. Com o serviço de cobrança automatizada conseguimos reduzir drasticamente a inadimplência escolar. Alguns clientes chegam a reduzir até 25% da inadimplência após a implantação deste serviço.

Relatórios financeiros da escola

O Proesc possui um ambiente de gráficos e relatórios estratégicos de análise do financeiro da escola. Além dos relatórios tradicionais como o fluxo de caixa por período, relação de inadimplentes, relação de pagamentos, também são gerados gráficos de faturamento, evolução da inadimplência, balanço, DRE, e muito mais. Um ponto interessante sobre os relatórios financeiros do Proesc é que eles são atualizados em tempo real. Como temos uma integração com os bancos, conforme os boletos são pagos, a entrada de receita é refletida nos relatórios sem intervenção humana.

Gestão de contas a pagar da escola

Nem só de receitas se vive uma escola (que bom seria se fosse assim -_-). As despesas também precisam ser acompanhadas de perto para o bom andamento do setor financeiro. É muito importante criar um bom plano de aplicação de recursos financeiros da escola. No Proesc, existe o menu contas a pagar que possibilita o registro dos gastos da escola em 4 grupos de despesa. São eles: Despesas variáveis, Despesas fixas, Pessoal e Impostos. Cada grupo de despesa permite o cadastro de categorias para facilitar o cadastro das despesas. Ex. Conta de Luz. O módulo de contas a pagar também permite o cadastro de fornecedores e funcionários beneficiados pelos pagamentos. Ele também permite visualizar em tempo real gráficos de despesas por categoria, despesas X receitas e um relatório completo com o demonstrativo de resultados. Quer saber como reduzir os custos financeiros da sua instituição? Leia este artigo.

Negociação de débitos escolares

Nem sempre os pagamentos são realizados dentro do vencimento esperado, não é mesmo? É aí que entra o ambiente de negociação de débitos do Proesc. É possível selecionar as parcelas atrasadas e registrar acordos de negociação que mudam o status das parcelas vencidas para ‘Negociada’ e geram um novo débito com parcelas negociáveis. O débito gerado a partir de uma negociação pode gerar boletos bancários para facilitar o pagamento dos clientes. O responsável financeiro deveria pagar R$500 reais, porém só tinha R$300 no momento? Com a funcionalidade de “permitir pagamento parcial” você terá o controle completo destas rotinas em um clique. O Proesc cria automaticamente um débito com o valor restante que faltou para o responsável. O status da parcela principal é atualizado para ‘Pagamento parcial’

Controle financeiro escolar

O gestor financeiro escolar ou responsável financeiro da instituição pode controlar quem terá acesso à criação, edição e exclusão de faturas. Além de definir quem terá acesso aos dados estratégicos em forma de relatórios e gráficos que o Proesc emite automaticamente. O controle financeiro escolar do Proesc possui 3 perfis de acesso. São eles: Administrador Financeiro, Auxiliar financeiro e Operador de caixa.

A gestão financeira escolar com o Proesc.com

Todos esses recursos, além de modernizar a gestão financeira escolar, proporcionam economia, redução da inadimplência e informações estratégicas em tempo real. Muitos clientes do Proesc relataram uma redução da inadimplência em 25% após o uso deste módulo. Também é perceptível a satisfação dos clientes com as facilidades de pagamento, lembretes de vencimento por e-mail e SMS, consulta da situação financeira pelo aplicativo dos pais e muito mais. Junte-se às milhares de instituições de ensino que já modernizaram sua gestão financeira escolar com o Proesc.com, o melhor controle financeiro escolar do mercado.

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