O êxito de uma instituição de ensino depende de vários fatores. E você, na posição de gestor de um colégio, é a pessoa que mais sabe disso. Hoje, vamos te mostrar por que escolher um sistema de gestão para escolas vai colaborar com esse sucesso. Você já deve ter lido sobre como a tecnologia pode ser sua aliada na organização da sua instituição, além de uma peça importante para haver economia e, consequentemente, equilíbrio nas suas contas no final do mês. Tudo sempre aliado à excelência no ensino e no atendimento, boa relação com os pais e eficácia nas normas internas. Otimizar os processos pedagógicos é uma realidade inadiável para quem busca o sucesso financeiro e administrativo. Se você ainda não deu esse importante passo, saiba agora a melhor maneira de utilizar a inovação a favor do seu colégio. Acompanhe!

Escolha um sistema de gestão para escolas online

A palavra “online” já nos remete ao ponto principal: se está na rede, é acessível em qualquer lugar onde há internet. O usuário poderá geri-lo via notebook, computador, smartphone ou tablet. Isso significa que você poderá acessar o sistema de onde quiser, na hora que quiser, sem precisar ter um desktop exclusivo para isso em sua escola. A economia começa por aí, já que dessa forma você não precisará investir em uma máquina que consumirá energia o dia inteiro, todos os dias, em prol de apenas uma atividade. Isso é possível graças ao armazenamento em nuvem. Assim, o conteúdo estará sempre protegido por meio de senhas e liberado apenas para quem você autorizar.

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Além disso, será uma dor de cabeça a menos caso aconteça algum problema com a máquina que você usa para se conectar ao seu sistema. Como está tudo salvo e disponível no servidor nuvem, basta acessá-lo de qualquer outro local com a senha.

Opte por um sistema completo

É importante escolher um sistema de gestão para escolas completo. Uma boa ferramenta gerencia os recursos materiais, físicos e financeiros da sua instituição. Isso significa um controle maior sobre a manutenção geral da escola, a rotina da secretaria e as operações com o corpo docente. Já a função financeira do seu futuro sistema, como o próprio nome sugere, vai ajudar a gerir os recursos financeiros da sua escola. Com ela, é possível fazer um levantamento de receitas e despesas de forma prática, rápida e econômica, já que pode ser controlada diariamente sem a necessidade da impressão de várias folhas de relatórios.

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Acompanhando praticamente em tempo real tudo o que está acontecendo na sua instituição, fica mais fácil ter um controle maior sobre a rotina de gastos e direcionar o investimento para o setor que realmente necessita do recurso em um determinado momento. A gestão de comunicação e o RH do colégio também ficam disponíveis com apenas um clique e vão além da questão do controle: a possibilidade de integração das funcionalidades facilita o trabalho de todos, promovendo a otimização do tempo de trabalho da sua equipe.

Fique tranquilo com o orçamento

Ter um sistema de gestão para escolas online não fere seu orçamento. Além da economia de tempo e recursos, você não precisará contar com vários sistemas para cada pilar do seu negócio. Em uma só ferramenta, é possível gerir todos os setores da instituição, escolher o que cada funcionário e docente pode ter acesso, integrar as funcionalidades que você achar pertinente e, ainda, promover a abertura de boletins e boletos aos pais. Tudo isso sem precisar de vários profissionais diferentes para realizar a manutenção periódica. E ainda, sem correr o risco de um determinado sistema ficar fora do ar e prejudicar o andamento da rotina administrativa do colégio.

Abuse da interação

Agora que você já sabe que pode controlar tudo o que acontece em seu colégio a qualquer hora, de qualquer local e sem pagar a mais por isso, vamos falar sobre os benefícios proporcionados por um sistema de gestão escolar online. A tecnologia presente na ferramenta traz dinamismo à rotina administrativa da instituição. O acompanhamento do aluno pode ser feito em todos os sentidos e facilita o trabalho de todos. Veja só: o professor faz a chamada diretamente no sistema. Essas presenças podem ser compartilhadas com os pais, assim como o histórico de pagamento das mensalidades e os boletos abertos e atrasados. Tanto os docentes quanto a equipe pedagógica têm a possibilidade de fazer anotações sobre esse aluno no cadastro dele, que também poderá ficar disponível para os pais. Essa interação é de extrema importância para manter um bom relacionamento com os responsáveis, fator essencial para uma escola. E, se essas informações podem ser compartilhadas entre equipe pedagógica e os pais, também ficarão disponíveis para a equipe que ajuda na administração da instituição. Um banco de dados organizado é o sonho de toda secretaria escolar.

Ofereça saídas para a inadimplência

A inadimplência é o fantasma de toda empresa. Quando se trata de instituições de ensino, causa o descontrole do fluxo de caixa e, em casos mais graves, pode acarretar o fechamento do colégio. Por isso, é necessário prevenir-se dos possíveis motivos para a falta de pagamento da mensalidade. Muitas pessoas se esquecem de pagar todas as suas contas no final do mês simplesmente por serem desorganizadas. Disponibilizar os boletos no sistema online é uma saída óbvia para os pais mais esquecidos e prática para os organizados.

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Uma vez que os boletos estão no sistema, o responsável por monitorar as atividades do aluno matriculado tem a possibilidade de imprimir e efetuar o pagamento na hora que quiser, dentro da data limite. Considere ainda a possibilidade de realizar todo o trâmite online. Dessa forma, você não precisará mais imprimir todos os carnês e enviá-los pelo correio. Incentive o pagamento antecipado, ofertando descontos para quem pagar antes do vencimento. A ferramenta pode enviar lembretes quando estiver próximo à data. Viu como é fácil utilizar um sistema de gestão para escolas online? Siga nossas dicas e tenha sucesso em sua escolha!

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