A gestão de dados escolares é uma prática essencial no contexto educacional, que envolve a coleta, armazenamento, análise e utilização de dados relacionados a diversos aspectos do ambiente escolar — como o desempenho acadêmico dos alunos, a eficiência administrativa, a alocação de recursos e a tomada de decisões estratégicas. 

Fazer uma boa gestão desses dados é fundamental para o sucesso de uma instituição de ensino. No entanto, poucos gestores escolares conhecem sobre o assunto. Por isso, preparamos um artigo completo para ajudar você na gestão dos dados da sua escola ou curso.

Este artigo explora os componentes, benefícios, desafios e melhores práticas na gestão de dados escolares, proporcionando um entendimento detalhado sobre sua importância e implementação.

O que são dados escolares?

Dados escolares são informações coletadas e armazenadas sobre diferentes aspectos do ambiente educacional. Esses dados podem ser quantitativos ou qualitativos e abrangem as áreas relacionadas à educação, desde o desempenho acadêmico dos alunos até aspectos administrativos da escola. 

Os dados podem ser representados em diferentes formatos, como números, textos, imagens, áudios, vídeos etc. Além de poderem ser organizados e estruturados para facilitar a interpretação e análise das informações contidas neles.

A coleta e organização adequada dos dados são essenciais para garantir sua qualidade e confiabilidade, garantindo que sejam informações precisas e úteis para as finalidades desejadas.

Quais são os tipos de dados escolares?

No contexto escolar, os bancos de dados da escola podem conter os seguintes valores:

• identificação de alunos: nome, idade, data de nascimento, parentesco, série.
• identificações de disciplinas: nome da disciplina, assunto, aulas, docente.

• identificações financeiras: número de identificação do boleto, contas bancárias, datas de vencimento entre outras.
• identificações de desempenho de alunos: notas, frequência, disciplinas cursadas, resultados e outras.

Estes são apenas alguns exemplos de dados que são encontrados em uma instituição de ensino.

Assim, podemos entender dados escolares como valores atribuídos a coisas diretamente relacionadas à gestão escolar!

Os dados escolares quando combinados e interpretados geram informações preciosas para as instituições de ensino. Informações como quantidade de alunos matriculados, fluxo de caixa escolar e quantidade de alunos por série, só são possíveis de se obter quando os dados estiverem devidamente organizados.

Componentes da gestão de dados escolares

A gestão de dados escolares envolve diversas etapas e processos essenciais para coletar, armazenar, analisar e utilizar informações de maneira eficaz. 

Cada componente garante que os dados sejam usados para melhorar a qualidade do ensino, a eficiência administrativa e a tomada de decisões informadas. Abaixo, exploramos detalhadamente cada um desses componentes.

Coleta de dados

A coleta de dados é o processo de reunir informações de várias fontes dentro da escola, fornecendo a base sobre a qual todas as outras atividades de gestão de dados são construídas. Esses dados podem ser:

• Registros acadêmicos: notas, avaliações, frequência e resultados de exames.
• Dados demográficos: informações sobre idade, gênero, etnia e condição socioeconômica dos alunos.
• Informações administrativas: dados sobre a infraestrutura escolar, recursos humanos, matrículas e inventário de materiais.
• Feedback de Stakeholders: Opiniões de pais, alunos, professores e comunidade escolar através de pesquisas e questionários.

Armazenamento de dados

O armazenamento de dados refere-se à forma como as informações coletadas são organizadas, mantidas e protegidas. Um armazenamento eficiente permite fácil acesso e recuperação dos dados quando necessário.

Dessa forma, existem três principais tipos de armazenamento

• bancos de dados relacionais: estruturas que organizam dados em tabelas interligadas, facilitando consultas complexas.
• Sistemas de arquivamento em nuvem: soluções que oferecem escalabilidade e acessibilidade remota, além de backups automáticos.
• Armazenamento local: servidores e computadores locais que mantêm dados dentro das instalações escolares.

Análise de dados

A análise de dados é o processo de examinar, limpar e modelar os dados com o objetivo de descobrir informações úteis, informar conclusões e apoiar a tomada de decisões.

Para isso, existem métodos de análise como:

• estatísticas descritivas: cálculo de médias, medianas, modas e distribuições para entender padrões e tendências gerais.
• análise preditiva: utilização de algoritmos de aprendizado de máquina e modelos estatísticos para prever futuros comportamentos e resultados.
• visualização de dados: uso de gráficos, tabelas e dashboards para facilitar a interpretação dos dados e comunicar insights de maneira clara.

Por que organizar os dados escolares?

Seja uma instituição de ensino de pequeno ou grande porte, organizar os dados escolares é de extrema importância para promover uma gestão eficaz do processo educacional.

Ao utilizar um banco de dados da escola, é possível centralizar e estruturar as informações referentes ao desempenho dos alunos, o que permite uma análise mais precisa e uma tomada de decisão embasada em dados reais. Entenda a seguir:

Gestão escolar

Para fins de gestão, os dados acadêmicos e pedagógicos precisam estar atualizados e organizados para que diretores e coordenadores possam ter informações sobre a educação na escola. Sem isso, os gestores tomarão decisões confusas sobre os alunos e corpo docente.

Contabilidade

Uma instituição de ensino também precisa ter os dados financeiros atualizados para fins contábeis, por questões de impostos e até mesmo para saber a saúde financeira da escola ou curso. 

Dados como identificação dos prestadores de serviços, empregados, pagamentos e recebimentos são fundamentais  para a contabilidade. Converse com o contador da sua escola e determine quais e como devem ser organizados os dados necessários para a contabilidade.

Setor jurídico

Outro motivo para ter os dados escolares organizados é o jurídico. Dados sobre a presença das pessoas na escola, endereços, CPF e RG podem ser requisitados legalmente, e a escola é obrigada a fornecer. 

Além disso, está em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados que preza pelo consentimento e segurança no tratamento de dados pessoais, sob pena de sanções para casos de venda, distribuição ou vazamento de dados pessoais.

Vale mencionar que manter os dados organizados é fundamental para a participação da escola no Censo Escolar. O Censo Escolar é o principal instrumento de coleta de informações da educação básica e a mais importante pesquisa estatística educacional brasileira. Todas as escolas públicas e privadas do país participam da pesquisa.

Cuidados com os dados escolares

Até aqui você já deve ter entendido que os dados escolares são fundamentais para uma gestão escolar de sucesso.

Com essa importância, você precisa atentar para os cuidados com os dados da sua escola. É muito importante evitar perdas, danos ou vazamentos destes dados para que a sua instituição tenha um bom funcionamento e não sofra sanções jurídicas.

Inclusive a Lei Geral de Proteção de Dados apresenta sanções como multas para instituições que tenham dados vazados, vendidos ou usados sem a finalidade para qual foram cedidos à escola.

Então é importante ter ações direcionadas aos cuidados para o tratamento de dados, principalmente com foco na coleta, utilização e armazenamento de dados.

Para a coleta de dados, sempre busque o consentimento dos responsáveis pela matrícula. O consentimento é fundamental para o uso de dados pessoais, inclusive devem estar em contrato quais as finalidades para os quais serão usados.

Na utilização é importante ter os dados atualizados. Atente-se também para acesso aos dados, pois apresentam informações sensíveis e privadas que podem constranger caso sejam publicados.

Quando falamos de armazenamento de dados escolares, segurança e integridade são as palavras-chaves.  Você precisa ter um ambiente seguro onde possa armazenar informações da sua escola. 

Recomendamos o uso de um sistema de gestão escolar que apresente uma gestão responsável e confiável com os dados da sua instituição.

E se você já tem os dados da sua escola em planilhas ou em um sistema, é possível migrar para plataformas de gestão escolares mais seguras como a Proesc.

Migração de dados para um sistema de gestão escolar

Migrar dados significa transferir os dados para um novo banco de dados. 

Quando você utiliza muitas planilhas para fazer a gestão de uma escola, o retrabalho cresce à medida que o número de alunos aumenta, até chegar o ponto de ser inviável fazer tudo isso por planilhas.

Você pode também se organizar desde o início da sua instituição para ter o controle completo dos dados já coletados, sem passar pelo transtorno de gastar muito tempo atualizando informações.

Nestes casos é fundamental que o gestor escolar contrate um sistema de gestão escolar. Com a contratação, ocorrerá a migração dos dados escolares, no qual serão transferidos para o banco de dados do sistema contratado todas as informações da instituição de ensino.

É muito importante que neste processo sua escola seja acompanhada por uma equipe técnica do sistema de gestão escolar contratado. 

Aqui no Proesc, sua instituição conta com um time de cientistas de dados para ajudar na migração e gestão de dados escolares, é mais praticidade e segurança para as escolas parceiras.

Quer saber mais sobre como a Proesc ajuda sua instituição de ensino na gestão de dados escolares? Clique aqui no banner abaixo e agende uma demonstração gratuita.

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